¿Has tenido problemas a la hora de enviar correos de trabajo? ¿Utilizas este canal de comunicación para temas personales? El portal de empleo Monster.es ha intentado dar una respuesta a las dudas de los trabajadores, analizando cuál es el uso correcto del correo de trabajo. Hoy en día el correo electrónico es una herramienta indispensable dentro del ámbito laboral. La eliminación de las barreras geográficas, la inmediatez del envío y el carácter gratuito del mismo son factores clave que han provocado un uso cada vez más habitual e indispensable para la gestión diaria por parte de las empresas.
Sin embargo, es posible que en ocasiones se use el correo para un ámbito exclusivamente personal lo que puede, a largo plazo, acarrear problemas. Por una parte, porque el tamaño de algunos archivos adjuntos puede saturar nuestro correo y por otra, porque nos puede distraer y hacer que obviemos correos de trabajo más importantes y que exigen una rápida respuesta.
Asimismo, la cotidianeidad con la que recurrimos al correo y también el ritmo de trabajo que llevamos, puede provocar a veces que redactemos emails en los que la información no esté bien detallada, lo que puede dar lugar a confusiones. O que incluso utilicemos un lenguaje excesivamente coloquial.
Monster ofrece unos consejos básicos respecto al uso del correo electrónico que permitirán ahorrar tiempo y recursos:
1. Hay que evitar utilizar el correo de la empresa para temas estrictamente personales: No está bien visto que se use el correo del trabajo para resolver gestiones personales. Además, puede distraer y hacer perder un tiempo que se debería utilizar para gestionar temas de trabajo.
2. Hay que utilizar el email sólo cuando sea necesario: en ocasiones se recurre a esta vía para mantener conversaciones con los compañeros, o simplemente recordar algo. En estos casos se podría comunicar de manera personal o también telefónica. De esta manera evitamos colapsar la bandeja de entrada con emails que no son realmente importantes.
En la redacción y composición del texto debe utilizarse siempre un estilo y un tono correcto, acorde con la relación laboral que exista con el receptor del mismo. Hay que evitar las abreviaturas, exclamaciones o frases cortas que pueden resultar poco claras o dar lugar a equivocaciones.
No hay que utilizar este canal para criticar a superiores o compañeros, pues no se sabe si en algún momento esta información puede llegar hasta ellos.
Mantener limpia y actualizada la bandeja de entrada para lograr una mayor eficiencia y mejor organización del tiempo dentro del horario laboral.
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